Créer un sondage de disponibilité (FindTime)

FindTime est un complément Outlook permettant de planifier des réunions. L’organisateur peut envoyer plusieurs options de temps via FindTime et réduire les e-mails entrants dans la planification.

Il suffit pour commencer de préparer un nouveau mail, d'en indiquer le sujet, les participants à et CC et d'indiquer un message.
Il est possible d'enclencher cette action sur un mail reçu, vous ne devez pas obligatoirement être à l'origine du mail.

A présent, cliquez sur le bouton ci-après : 

Il se situe à la droite du bandeau, une fois que le mail s'est ouvert :

Un menu contextuel et vertical s'ouvre sur la droite de l'écran :

Dans trier par, vous pouvez afficher par disponibilités ou par heures.

-Disponibilités affiche en priorité toutes les heures ou tous les participants sont disponibles le jour souhaité. (Voir image ci-dessous à gauche).
-Heures affiche tous les heures en spécifiant quels créneaux sont pris ou provisoirement pris pour l'un ou l'autre participants. (Voir image du milieu 1 et 2).

Une indisponibilité provisoire peut signifier qu'une autre réunion est en attente d'acceptation ou de refus chez un des participants. (Image avec les pictogrammes mauves).
Le visuel de disponibilité n'est possible qu'avec des membres de Laurenty Group.
Si un membre extérieur est intégré dans le sondage vous ne verrez pas ses disponibilités.

Une fois cette étape faite, cliquez sur le bouton « suivant », en bas du menu contextuel. Vous arriverez à la page suivante pour spécifier le rendez-vous souhaité :

-Résumé des heures proposées.
-Proposition de lieu ou directement de visioconférence Teams.
-Paramétrage du sondage.

Quand vous cliquerez sur "créer un sondage", le mail d'envoi du sondage avec le lien se présentera (voir image ci-dessous), il ne vous restera alors qu'à l'envoyer.

En cliquant sur le lien, vous accèderez au sondage sur une page différente, en ligne (voir image ci-dessous).
Une fois que tous les participants obligatoires ont répondu, un mail automatique est envoyé avec le créneau horaire ayant reçu le plus de votes. 
Si plusieurs créneaux ont le même nombre de votes, le premier créneau par ordre chronologique est sélectionné d'office.

A l'issue du sondage, deux mails sont envoyés. Un informant de la clôture du sondage et un second informant de la mise en place de la réunion pour l'organisateur.

Les invités à la réunion, recevront un mail pour la clôture du sondage et un autre où ils devront accepter la réunion.